مهم نیست چقدر برای بهره وری کار می کنیم، همیشه به نظر می رسد که کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد و هیچ وقت در روز زمان کافی برای انجام آن وجود ندارد. اما چرا؟ آیا به این دلیل است که واقعاً کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد؟ یا اینکه به اندازه کافی زمان را مدیریت نمی کنیم؟
در این مقاله به چگونگی مدیریت زمان می پردازیم زیرا مدیریت زمان مدیریت زندگی است. هر چه بیشتر زمان خود را کنترل کنیم، بیشتر کنترل زندگی خود را در دست می گیریم. اما قبل از اینکه به جنبه های عملی آن بپردازیم، بیایید در مورد اینکه چرا مدیریت زمان مهم است بحث کنیم.
مدیریت زمان برای کاهش استرس
وقتی کنترل زمان خود را به دست می گیریم، به خود و اطرافیان خود سیگنال می فرستیم که به زمان خود احترام می گذاریم و به خود احترام می گذاریم و با این کار اضطراب را کاهش می دهیم. ما احساس می‌کنیم که در صندلی راننده نشسته‌ایم، نه اینکه نسبت به آنچه به سمت ما پرتاب می‌شود واکنش نشان دهیم. هرچه بیشتر زندگی‌مان را مدیریت کنیم، احساس آشفتگی کمتری می‌کنیم، که ما را در اوج قرار می‌دهد تا اینکه از نی‌ها چنگ بزنیم، که باعث می‌شود احساس درماندگی کنیم. هرچه استرس کمتری داشته باشیم، بهره وری بیشتری داریم.
مدیریت زمان هنگام کار از خانه
هنگام کار از خانه یا از راه دور، مدیریت موثر زمان بسیار مهمتر است، در غیر این صورت می تواند منجر به فرسودگی شغلی و همچنین بی اثر شدن شود. مرزهای بین کار و زندگی شخصی هنگام کار از خانه به شدت مبهم است. روزهایی که ساعت 5 بعدازظهر دفتر را ترک می کردید و تا ساعت 9 صبح روز بعد کار تمام می شد، گذشته است. اگر کنترل زمان خود را در دست نگیریم، در نهایت می توانیم همیشه کار کنیم، که ناسالم است و در نهایت بهترین کار را تولید نمی کند.
راه های مختلفی برای مدیریت زمان در خانه وجود دارد، به عنوان مثال:
- بین فضای اداری و شخصی تمایز ایجاد کنید و در فضای شخصی کار نکنید. این می تواند به شکل یک پرده، یا یک مانع یا حتی یک خط در پایین اتاق باشد
- لپ تاپ و گوشی را یک ساعت در روز ببندید و پیاده روی کنید
- قوانین سختگیرانه ای در مورد کار در طول وعده های غذایی داشته باشید (این کار را نکنید)
- یک ساعت قطعی در شب و زمان شروع در صبح داشته باشید، جایی که مگر در موارد اضطراری از آن خط عبور نخواهید کرد.
- مهمتر از همه: همه اینها را به همه افراد خانه در میان بگذارید، تا هر یک از شما بتوانید دیگری را مسئول بدانید
بهترین روش ها در مورد نحوه مدیریت زمان
بیایید در حال حاضر برخی از بهترین شیوه ها را در مورد نحوه مدیریت موثرتر زمان خود بررسی کنیم.
#1 مدیریت موثر زمان: سیستمی ایجاد کنید که از استفاده و تماشای آن لذت ببرید
بهترین راه برای مدیریت موثر زمان، ایجاد سیستم‌هایی است که برای شما کار می‌کنند و هر بار که به آن نگاه می‌کنید احساس خوبی به شما می‌دهند. اگر به قلم و کاغذ «قدیمی» علاقه دارید، لیست کارهای خود را در آن قرار دهید. اگر از برنامه ها لذت می برید یا همه چیز را در تقویم خود می خواهید، خوب است. نکته مهم این است که شما باید سیستم خود را دوست داشته باشید تا با آن درگیر شوید و از آن فرار نکنید. اگر سیستمی را که استفاده می‌کنید دوست ندارید، در برابر باز کردن و استفاده از آن مقاومت می‌کنید، که بر ضد سازنده بودن شما عمل می‌کند.
#2 مدیریت موثر زمان: واقع بین باشید
این یک چیز است که بخواهید همه چیز را انجام دهید، واقع بین بودن در مورد آنچه می توانید انجام دهید و چارچوب زمانی که می توانید آن را انجام دهید یک چیز دیگر است. مدیریت زمان به طور موثر به معنای مدیریت واقع بینانه انتظارات است. ⏰ یکی از راه‌های انجام این کار این است که کار را در دست بگیرید و بفهمید که چند ساعت طول می‌کشد تا انجام شود. سپس ساعات روز را تقسیم کنید و هر روز کمی کار کنید تا کار کامل شود.
برای مثال، اگر پروژه بزرگی دارید که فکر می‌کنید حدود ده ساعت طول می‌کشد، به تقویم خود نگاه کنید و بفهمید چه زمانی می‌توانید به طور واقع بینانه آن ساعت‌ها را اختصاص دهید. آیا می توانید برای پنج روز آینده هر روز دو ساعت کار کنید؟ آیا می توانید یک ساعت را برای ده روز یا سه ساعت در طول سه هفته انجام دهید؟ واقع بین باشید و سپس به کاری که تصمیم دارید انجام دهید متعهد باشید.
#3 مدیریت موثر زمان: زمانی کار کنید که بهترین کار را انجام دهید
داشتن فهرست کارها کافی نیست، بلکه باید زمانی را در روز اختصاص دهید تا روی آن لیست تمرکز کنید، در مواقعی که برای کار در دستتان منطقی است.
به عنوان مثال، اگر پروژه ای دارید که به تمرکز زیادی نیاز دارد و صبح در بهترین حالت خود هستید، صبح برای انجام آن پروژه وقت بگذارید. حتی اگر فقط سه ساعت طول بکشد، زمانی که در بهترین حالت خود هستید روی چیزها کار کنید.
#4 مدیریت موثر زمان: یک «فهرست پرکننده» داشته باشید
همیشه وقفه هایی در روز از کارهای شدیدتر وجود دارد و زمانی که این وقفه ها رخ می دهد، یکی از بهترین راه ها برای افزایش بهره وری پر کردن آن زمان با چند کار سبک تر در لیست کارها است. برخی از افراد به این "فهرست پرکننده" می گویند. اینها کارهایی هستند که باید انجام شوند، اما شاید به ساعت ها یا فضایی آرام نیاز نداشته باشند. شاید ارسال چند پیام متنی یا پاسخ دادن به ایمیل ها یا برقراری تماس هایی باشد که به تعویق انداخته اید.
به تمام 15 تا 20 دقیقه زمانی که در روز دارید فکر کنید. اگر آن را جمع کنید، حداقل 1 تا 2 ساعت باقی مانده است که می توانید تعداد زیادی چیز را شخم بزنید.
#5 مدیریت موثر زمان: شکستن آن
بخشی از دلیلی که ما مدیریت زمان موثری نداریم، این است که اغلب نمی‌خواهیم کاری را انجام دهیم که خیلی دلهره‌آور به نظر می‌رسد، بنابراین امیدواریم که از بین برود، یا آن را به تعویق بیندازیم، یا آن را در لیست قرار دهیم. یک پروژه کامل، اما هرگز به آن نرسید. این منجر به تعویق می شود و کارشناسان به ما می گویند که به تعویق انداختن، بیشتر احساسی است تا لجستیکی.
زمانی که غرق یا مضطرب می شویم کار را به تعویق می اندازیم و یکی از راه های مبارزه با آن این است که همه چیز را به مراحل اولیه تقسیم کنیم و از خود بپرسیم: قدم بعدی چیست؟ هنگامی که ما کارها را یک مرحله در یک زمان انجام می‌دهیم، به ما کمک می‌کند تا به جلو حرکت کنیم و اقداماتی انجام دهیم که در نهایت شتاب ایجاد می‌کند و احساس ترس و اضطراب را کاهش می‌دهد.
نکاتی از کارشناسان در مورد چگونگی مدیریت موثرتر زمان
کارشناسان مدیریت زمان، مانند رابی اسلاتر، کارشناس گردش کار و بهره‌وری، سخنران در موضوعات مرتبط با بهره‌وری شخصی و کارایی شرکت، می‌گویند مشکلی که اکثر ما در تلاش برای افزایش بهره‌وری با آن مواجه هستیم این است که بیش از حد روی زمان و وظایف تمرکز می‌کنیم و کافی نیست. در مورد روابط و تاثیر مدیریت زمان فقط مربوط به تدارکات نیست، بلکه اطمینان از این است که ما از نظر احساسی خوب هستیم، به همین دلیل است که رابی می گوید باید چیزهای مثبتی را در برنامه هفتگی خود برنامه ریزی کنیم تا منتظر چیزی باشیم.
نکات دیگری که رابی اسلاتر، کارشناس مدیریت زمان می گوید، اگر می خواهید زمان خود را مدیریت کنید، بسیار مهم هستند عبارتند از:
- یک "تصویر همه جا" داشته باشید
این به معنای داشتن یک مکان است که همه چیز را در آن قرار می دهید! وقتی چیزی را یادداشت نمی کنید، روی ذهن شما سنگینی می کند و وزن ذهنی باری ایجاد می کند که باعث کاهش بهره وری می شود.
- بر روی کار تمرکز کنید، نه انرژی احساسی آن کار برای مدیریت بهتر زمان
ما آنقدر برای انجام کاری که نمی‌خواهیم کار می‌کنیم، کار می‌کنیم، که وقتی به آن می‌رسیم، هرگز آنقدر که به نظر می‌رسد بد نیست. نگران انرژی لازم برای انجام کار نباشید، بلکه روی کار واقعی و انجام آن تمرکز کنید.
- روال هایی را برای پردازش چیزهای زندگی خود تنظیم کنید
هر چند وقت یک بار مسواک زدن را فراموش می کنید؟ احتمالاً نه آنقدرها. الگوی انجام کارهایی را که اطلاعات را پردازش می کند، انجام دهید، آن را روتین کنید تا مجبور نباشید وقتی چیزی دارید که نیاز به یادآوری دارد، به خود یادآوری کنید که چه کاری انجام دهید. اگر می دانید که هر بار که کاری دارید، آن را در برنامه خود یا روی یک تکه کاغذ می نویسید، آن وقت یک چیز کمتر برای به خاطر سپردن شما ایجاد می کند. سیستم خود را به روال تبدیل کنید.
پیشنهاد برای مدیریت زمان بهتر
مدیریت زمان هم عملی و هم احساسی است، به این معنی که ما باید سلامت روانی و عاطفی خود را کنترل کنیم. هرچه در مورد اینکه چه چیزی برای ما کار می کند و چگونه و چه زمانی بهترین کار را انجام می دهیم آگاه تر باشیم، همراه با بررسی تأثیرات عاطفی یک کار یا شغل، به ما کمک می کند کنترل بیشتری بر زمان خود داشته باشیم.
هر چه بیشتر کنترل را در دست بگیریم، به جای اینکه اجازه دهیم زمانمان ما را کنترل کند، بهره وری بیشتری خواهیم داشت و احساس رضایت بیشتری می کنیم.
منبع: management30.com
